Dobre praktyki planowania, czyli podpowiedzi, jak używać kalendarza do zarządzania sobą w czasie i planowania krótkoterminowego – TIP#11 Małe kroki
Czy małymi krokami jesteśmy w stanie ruszyć z miejsca?
Nastała wiosna. Stanowczo. Choć zimny wiatr i mogące pojawiać się sporadycznie przymrozki nadal przypominają najzimniejszej porze roku, obudzona do życia przyroda napawa dobrym nastrojem i nadzieją. Kto pozwolił sobie na lżejszy tryb „zimowy”, może teraz mieć odczucie utknięcia i brak pomysłu, jak ruszyć, nawet jeśli plany są. To może wydawać się trudne, tym bardziej, że wewnętrzny krytyk idealnie wyczuwa ten stan, kiedy włącza się jakaś „powinność”. Dzieje się tak tym częściej, im więcej planów usnuliśmy od początku roku. Jak więc rozbroić ten stan bez brutalnych działań, które mogą dodatkowo włączać tryb obronny? Poznajmy zasadę małych kroków.
To nie my jesteśmy leniwi czy opieszali, ale nasz mózg (fakt udowodniony badaniami naukowymi). Nasz zarządca analizuje więc konieczny wydatek energetyczny, i jeśli wydaje się on za duży, próbuje nas odwieść od działania. A że ma dominujący wpływ na to, co robimy, ma wiele sposobów na odcinanie zasilania. Stan zatrzymania może być też sygnałem przeciążenia. A poczucie winy wcale nie pomaga. Jak zrobić pierwszy mały krok, a potem utrzymać się na tej drodze ku realizacji planu?
Zmniejszamy zadania.
Jeśli popatrzymy na nasz plan jak na daleką drogę (lub wysoką górę), mózg (a na jego rozkaz także ciało) może reagować jak na zagrożenie: to zbyt trudne. Stajemy przed murem, który wydaje się nie do pokonania. Zaczynamy odwlekać albo nawet zastanawiać się nad zasadnością realizacji planu. W tym miejscu pojawia się pytanie: jak przechytrzyć „lenia” (czyli mózg) ? Jednym z rozwiązań jest zmniejszenie zadania. Nie ograniczenie planu, nie rezygnacja z celu, a podział całości wizji na mniejsze kroki, łatwiejsze do wykonania. A w rezultacie dające nie tylko efekt wykonania, ale też rozgrzewki, a nawet rozpędu – z czasem małe kroki mogą być większe, bo jak już konkretnie ruszymy z miejsca, łatwiej jest kontynuować. Tak samo czytanie książki czy zwykły spacer, jak i realizowanie projektów biznesowych.
Magia zasady małych kroków to dzielenie „podróży” na etapy, rozbijanie muru na cegiełki, budowanie drabiny/schodów. Mogą to być całe bloki zadaniowe, jednak w razie potrzeby rozpisane na najmniejsze możliwe zadania. Nawet jeśli wydaje nam się to banalne – zwiększa szansę, że zostanie wykonane. Każdy mały krok, przypisany do procesu „realizacji zadania”, daje poczucie sukcesu, a to zwiększa szansę na dalsze działanie. Mózg przestaje widzieć zagrożenie, bo wykonujemy coś prostego, co wydaje się nie zagrażające jego zasobom energii.
Jak wprowadzić zasadę małych kroków do swojej pracy?
Zamiast „roczna analiza sprzedaży” pierwszym krokiem może być „wygenerowanie raportów z programu sprzedażowego”. Nie wymaga jeszcze tworzenia, uzupełniania ani tym bardziej analizy skomplikowanych arkuszy w excelu, co może zająć wiele godzin. Jest to jednak baza dalszego działania i jednocześnie konkret, który daje poczucie nie tylko ruszenia z miejsca, ale też dobrze zrobionej, efektywnej pracy.
Jednak jeśli i to budzi opór, możemy zacząć od czegoś naprawdę małego, prostego, a nawet niekoniecznie związanego z samym zadaniem. Planujemy na przykład zrobienie herbaty, która umili nam czas pracy, wyjęcie segregatora, otwarcie programu sprzedażowego i w końcu właściwej zakładki. W tym miejscu możemy się na chwilę zatrzymać i zrobić listę kolejnych małych lub nawet mikro – kroków. Może to być np. lista raportów wg ustalonych kategorii (produktowych, okresowych etc). Kolejnym zbiorem małych kroków może być wprowadzenie danych do arkusza, kolejnym analiza danych, a ostatnim spisanie raportu.
Czy warto dzielić zadania na małe kroki?
Wszystko to można zrobić jednego dnia, jednak wpisanie mniejszych kroków do kalendarza może znacząco zmniejszyć opór przed wykonaniem danego zadania, jeśli taki się pojawia. A jak już ruszymy, to może się okazać, że zrobimy to wszystko jednego dnia. I super! A jeśli nie zrobimy, tylko podzielimy na kolejne dni, to też będzie dobrze, bo najważniejsze jest, żeby ważny dla nas cel zrealizować. Oczywiście tylko w przypadku, jeśli nie goni nas deadline, i rozłożenie „trudnego” mentalnie zadania na kilka dni nie spowoduje kolejnych problemów czy wyrzutów sumienia. Jeśli sytuacja na to pozwala, warto mentalnie zgodzić się samemu z sobą na taki podział, i nie kwestionować swojej własnej decyzji.
Co ważne: odhaczanie punktów robi wielką robotę, dlatego między innymi warto je zapisywać: sukces (= wykonanie zaplanowanych zadań) widać bardzo wyraźnie. A jeśli robimy jakieś zadania cyklicznie, z tak spisanych kroków powstaje nam przy okazji powtarzalna lista (a nawet procedura) do odhaczania! Dzięki temu – oraz dzięki sukcesowi odniesionemu tym razem – realizacja kolejnego podobnego wyzwania może budzić mniejszy opór i prokrastynowanie. Bo już wiemy, jak podzielić zadanie na zjadliwe kąski. Zasada małych kroków działa.
Kiedy nie warto
Dzielenie zadań, projektów, planów na mniejsze części jest korzystne zawsze. Jednak stałe dzielenie ich na małe kroki powinno być sygnałem ostrzegawczym. Jeśli odczuwamy taką konieczność w dłuższym okresie czasu – warto zastanowić się, z czego wynika taka blokada naszego działania. Czy jest to przeładowanie obowiązkami lub nierealnymi wymaganiami, czy może ogólny spadek sił witalnych i mentalnych? Może miejsce, w którym życiowo jesteśmy, wymaga analizy bądź zmiany? Może potrzebne jest przyjrzenie się własnemu zdrowiu? Warto przyjrzeć się swojemu „niechciejstwu” wnikliwie i podjąć działania ku poprawie sytuacji. I tutaj też przyda się metoda małych kroków.
Jeśli chcesz poznać dobre praktyki planowania, zapraszamy do przeglądania tekstów z naszej Strefy Wiedzy. Może się zainspirujesz?
Natomiast jeśli potrzebujesz skonsultować wybór kalendarza, który chcesz podarować swoim kontrahentom – klientom, dostawcom, zaprzyjaźnionym firmom – kontakt znajdziesz tutaj; czekamy na Ciebie w dni robocze od 8:00 !
Powyższy artykuł jest objęty licencją Creative Common Attribution & Share Alike. Licencja, której używamy oznacza, że zezwalamy na wykorzystanie w dowolny sposób treści i zdjęć zawartych w utworze – pod warunkiem podania nazwy firmy Lucrum jako autora w postaci klikalnego linku kierującego do https://www.lucrum.pl lub źródła oryginalnego tekstu w postaci klikalnego linku. Wszystkie inne użycia online bez podania klikalnego linku są zabronione.
