Dobre praktyki planowania, czyli podpowiedzi, jak używać kalendarza do zarządzania sobą w czasie i planowania krótkoterminowego – TIP#4
Wpisując w kalendarz kolejne zadania dobrym pomysłem jest spinanie ich w czasie w bloki, zamiast wykonywania pojedynczych zadań. Najlepiej działa blokowanie zadań tematycznie – np. telefonów do klientów, kalkulacji i ofert, robienie przelewów z rozliczaniem zapłat od klientów etc, a przede wszystkim pracy koncepcyjnej. To technika, która pozwala minimalizować rozproszenie i czas na „przezbrojenie” myśli w nowym kierunku. Dzięki temu jesteśmy bardziej efektywni, skracamy czas pracy, mamy więcej czasu na „niepracowanie”…
W blokowaniu zadań warto też pamiętać o chwili (krótszej bądź dłuższej) na przerwę pomiędzy kolejnymi blokami. Robimy to dla odpoczynku czy po prostu przestawienia się na inne tory, przygotowania „frontu” pracy nad kolejnym blokiem etc. Planując w kalendarzu przerwy (bądź po prostu dodając ich czas do czasu na wykonanie zadań) na spokojnie zmieścimy się w czasie. A ma to niebagatelny wpływ na nasz spokój wewnętrzny.
Czego nie musimy robić codziennie?
W zależności od zakresu obowiązków są zadania, które musimy robić codziennie, ale też takie, które możemy robić raz-dwa razy w tygodniu. Weźmy jako przykład rozrachunki z kontrahentami. Nawet jeśli terminy płatności faktur do dostawców wypadają nam każdego dnia, warto pogrupować je według najbliższej daty. Codzienne sprawdzanie wpływów od klientów też może nie być konieczne. W takim przypadku może wystarczy logować się do banku raz czy dwa razy w tygodniu? Np. w poniedziałki i czwartki, lub we wtorki i piątki?
Przed zrealizowaniem płatności warto też sprawdzić, czy pojawiły się nowe faktury, i wpisać do kalendarza, tworząc nowe bloki płatności. Po opłaceniu zobowiązań warto jeszcze odhaczyć płatności klientów. Zebranie wszystkiego w jednym czasie powinno dać nam pewność, że panujemy nad własnymi finansami.
Można powiedzieć, że to drobne oszczędności czasu, to prawda. Jednak sumując cenne minuty z trzech dni możemy je przeznaczyć np. na przeczytanie ciekawego artykułu na Linkedin. Lub codziennie dodać te kilka minut do spokojnego wypicia herbaty czy kawy. Opłaca się? Wypróbuj i się przekonaj!
I niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto po skorzystaniu z aplikacji bankowej nigdy nie zajrzał do jakiejś innej apki, dostępnej na telefonie ! A to już niebezpieczna gra z czasem i … planem dnia.
Blokowanie zadania: sprawdzanie poczty elektronicznej
Warto blokować pracę z e-mailami: odebrać, odpisać na wszystko co nie wymaga zastanowienia, wpisać w kalendarz to, co tego wymaga, po czym zająć się innym blokiem zadań zapisanych w kalendarzu. Innymi słowy: dobrze jest nie reagować na powiadomienia „masz e-mail”. Najlepiej powiadomienia wyłączyć! Nie dotyczy to oczywiście sytuacji, kiedy czekamy na „ważną wiadomość”. Raczej mało jest branż, w których wystarczy sprawdzić e-maile raz dziennie. Jednak sprawdzanie każdej wpadającej do skrzynki wiadomości wprowadza do pracy – i do głowy – niepotrzebne zamieszanie i rozproszenie myśli. Efektywnie powinno wystarczyć sprawdzenie poczty co 2-3 godziny – wszystko zależy od specyfiki pracy. Tak samo jak to, czy od sprawdzania poczty zaczynać dzień, zależy od priorytetów na dany dzień, które rano znajdziemy w naszym kalendarzu.
PODSUMOWANIE
Blokowanie zadań tematycznie to ważna technika planowania w kalendarzu. Należy o tym pamiętać przede wszystkim przy pracy koncepcyjnej, która wymaga specjalnego skupienia, a jest bardzo ważna. Blokowanie zadań może też przynosić korzyści w oszczędności czasu, a to niebagatelna sprawa. Krótszy czas wykonywania zadań to więcej czasu na to, na co lubisz przeznaczać wolny czas.
Na dodatek ta sama zasada sprawdza się w życiu poza pracą! Warto wdrożyć blokowanie zadań ASAP.
Najwięcej miejsca na szczegółowe rozpisanie bloków zadaniowych znajdziesz w kalendarzu z układem dziennym. Najpopularniejszy format to tzw. „zeszytowy” czyli A5 (14,5*20,5 cm). Czy wiesz, że możesz też wybrać rodzaj okładki? W układzie dziennym kalendarium oferujemy dwie możliwości. Okleina Vivella to wybór gładkiej i delikatnej w dotyku skóropodobnej elegancji. Okleina Soft, dając podobny efekt aksamitu w dotyku, daje dodatkowo możliwość wyboru jednej z kilku pięknych grafik – w formacie A5 oraz w nieco mniejszym formacie B6.
Jeśli chcesz poznać dobre praktyki planowania, zapraszamy do przejrzenia tekstów z naszej Strefy Wiedzy. Może się zainspirujesz?
Natomiast jeśli potrzebujesz skonsultować wybór kalendarza, który chcesz podarować swoim kontrahentom – klientom, dostawcom, zaprzyjaźnionym firmom – kontakt znajdziesz tutaj; czekamy na Ciebie codziennie od 8:00 !
Powyższy artykuł jest objęty licencją Creative Common Attribution & Share Alike. Licencja, której używamy oznacza, że zezwalamy na wykorzystanie w dowolny sposób treści i zdjęć zawartych w utworze – pod warunkiem podania nazwy firmy Lucrum jako autora w postaci klikalnego linku kierującego do https://www.lucrum.pl lub źródła oryginalnego tekstu w postaci klikalnego linku. Wszystkie inne użycia online bez podania klikalnego linku są zabronione.
