Dobre praktyki planowania, czyli podpowiedzi, jak używać kalendarza do zarządzania sobą w czasie i planowania krótkoterminowego – TIP#8
Zakreślanie wykonanych zadań
Zakreślanie zadań kolorowymi pisakami wspomnieliśmy w artykule o oznaczaniu kategorii zadań – kolorem lub znakiem. Wracamy do tego tematu, żeby go poszerzyć, ponieważ jest to technika prosta, a efekt, jaki tworzy dla naszego mózgu, jest niezwykły. Niezwykle efektywny, motywujący, a nawet wyciszający.
Wielu z nas myśli o zakreślaczach jako o narzędziu do nauki – kolorowe linie pod ważnymi definicjami czy formułami to przecież klasyka. Zakreślanie fragmentów książki, na które warto zwrócić uwagę, pomaga w powracaniu do tematu, bo wyraźnie podkreśla Tymczasem ta sama zasada świetnie działa w codziennym zarządzaniu zadaniami. Zakreślanie wykonanych zadań w kalendarzu to jedna z najprostszych, a jednocześnie najbardziej skutecznych technik, które wspierają produktywność, wzmacnia koncentrację, motywację i porządek w głowie. Prosta czynność, dosłownie sekunda, a efekt psychologiczny – ogromny.
Kolor jako sygnał: „zrobione!”
Nasze mózgi kochają kolory. Badania z obszaru psychologii poznawczej pokazują, że informacje wyróżnione barwą są łatwiej zauważane i lepiej zapamiętywane. Kiedy w kalendarzu pokolorujemy wykonane zadanie konkretnym, przez nas wybranym kolorem, oraz nadamy tej czynności kontekst: zrobione, mózg automatycznie oznaczy je jako „domknięte”. To znaczy, że nie musimy dłużej podświadomie go monitorować. Zakreślanie ma więc prostą przewagę: omijamy wzrokiem to, co już wykonane. Nie marnujemy czasu na powtarzanie: „czy to już zrobiłam/am?”, „a to kiedy planowałam/em?” – mózg selekcjonuje jedynie to, co wciąż oczekuje na naszą decyzję. To realna ulga dla przeciążonej pamięci roboczej i realnie odzyskane sekundy na konkluzje: acha, to i to już zrobione. Poza tym czytanie wielokrotnie tego samego zapisu w kalendarzu tworzy w mózgu informację: skoro to się powtarza, to o tym trzeba myśleć, przypominać. A skoro zadanie jest zrobione, po co sobie to robić? Odkreślamy, i „z głowy”!
Optymalizacja pracy dzięki eliminacji szumu
Dodatkowo, jeśli jakieś zadanie nie zostało wykonane, nie znika ani nie ginie przy przepisywaniu – wyraźnie widać, że czeka na swoją kolej, bo nadal jest niepokolorowane. To drobny detal, ale niezwykle skuteczny w utrzymaniu porządku.
A może skreślać?
Odkreślać można oczywiście przez zwykłe skreślenie, jednak nie jest to to samo. Dla mózgu coś, co jest przekreślone, może tworzyć pewnego rodzaju niepokój, albo nawet nawiązać z zadaniem negatywny kontekst. No i nie jest to widoczne „na pierwszy rzut oka” tak, jak zakolorowanie zakreślaczem. Kolorowe zakreślenie działa jak nagroda – wizualna i emocjonalna. Nasz mózg uwielbia „domykać pętle” i nie lubi się przepracowywać. A każde odhaczone zadanie wywołuje mały wyrzut dopaminy. W efekcie poczucie panowania nad własnym czasem rośnie, rośnie także wewnętrzna motywacja. Skoro tak doskonale nam idzie, jesteśmy spokojni, zadowoleni, chętni do dalszego działania.
Długi czas wykonania zadania? I na to mamy sposoby!
Każdy kij ma dwa końce, więc i efekt niezakreślone/zakreślone działa w dwie strony: kiedy nic jeszcze nie jest odkreślone, podświadomość może posyłać sygnały zaniepokojenia, zniechęcenia. Może to utrudniać dodatkowo realizację zadania. Może tworzyć się w głowie „czarna dziura” (jak często Wam się to zdarza??). Na to też jest „proste” rozwiązanie: kiedy w kalendarzu pojawiają się ważne i czasochłonne zadania, zacznij dzień od bardzo prostych i zajmujących niewiele czasu zadań. Odkreśl. Potem niezwłocznie zabierz się za to grubsze zadanie. Drugim sposobem jest rozpisanie dużego zadania na mniejsze, np. jako listę obok. I odkreślanie punkt po punkcie. Ośrodek nagrody będzie baaardzo zadowolony!
Porządek w głowie i na papierze
Podsumowując: zbyt wiele „otwartych pętli” generuje chaos – zarówno w kalendarzu, jak i w myślach. Zakreślając zadania już zrobione:
- zdejmujemy z głowy konieczność pamiętania o danym zadaniu,
- redukujemy stres informacyjny,
- zwiększamy poczucie sprawczości.
Pamiętajmy: kolor jest dużo bardziej czytelny niż przekreślenie. Odfajkowane lub skreślone zadania często giną w gąszczu notatek. Pokolorowane – od razu widać. Wystarczy jedno spojrzenie, by ocenić, ile zostało do zrobienia, a czego nie trzeba już nawet rozważać.
Dlaczego to działa lepiej niż klasyczne „odhaczanie”?
Odhaczanie to informacja. Kolor to informacja + emocja + sygnał porządkowania. To połączenie powoduje, że zakreślanie:
- wzmacnia motywację,
- zwiększa poczucie kontroli,
- redukuje stres,
- wspiera konsekwencję,
- ułatwia przegląd tygodnia.
W praktyce: im więcej (wybranego) koloru w kalendarzu, tym większe poczucie satysfakcji. W prosty sposób pokazujesz sobie, jak wiele robisz. A nasz mózg lubi widzieć efekty – to wzmacnia nawyk działania.
Format ma znaczenie – gdzie najlepiej stosować tę technikę?
Zakreślanie zadań działa w każdym papierowym kalendarzu, ale największy potencjał ma wtedy, gdy masz wystarczająco dużo miejsca, by szczegółowo rozpisywać blok zadaniowy – bo widać nawet mniejsze postępy w realizacji zadania. Dlatego rekomendujemy przede wszystkim kalendarze dziennie na rok 2026, dostępne w trzech formatach:
- B6 (11,5*17 cm) model 41D – poręczny, mniejszy niż zeszyt; idealny do torebki lub plecaka;
- A5 (14,5*20,5 cm) model 21D i 21DR – klasyczny, „zeszytowy”, najbardziej uniwersalny;
- B5 (17*24 cm) model 51D – nieco większy, świetny dla tych, którzy lubią rozbudowane listy i większe przestrzenie na notatki.
W każdym z nich możemy tworzyć własny system kolorów – np. żółty dla zadań zawodowych, zielony dla prywatnych, niebieski dla projektów, a różowy właśnie do oznaczenia zadań wykonanych.
Jeśli chcesz poznać dobre praktyki planowania, zapraszamy do przeglądania tekstów z naszej Strefy Wiedzy. Może się zainspirujesz?
Natomiast jeśli potrzebujesz skonsultować wybór kalendarza, który chcesz podarować swoim kontrahentom – klientom, dostawcom, zaprzyjaźnionym firmom – kontakt znajdziesz tutaj; czekamy na Ciebie w dni robocze od 8:00 !
Powyższy artykuł jest objęty licencją Creative Common Attribution & Share Alike. Licencja, której używamy oznacza, że zezwalamy na wykorzystanie w dowolny sposób treści i zdjęć zawartych w utworze – pod warunkiem podania nazwy firmy Lucrum jako autora w postaci klikalnego linku kierującego do https://www.lucrum.pl lub źródła oryginalnego tekstu w postaci klikalnego linku. Wszystkie inne użycia online bez podania klikalnego linku są zabronione.
