Dobre praktyki planowania, czyli podpowiedzi, jak używać kalendarza do zarządzania sobą w czasie i planowania krótkoterminowego – TIP#7
Kolorowanie w kalendarzu
Kiedy już wiemy, jak bardzo w planowaniu w kalendarzu pomocne są priorytety i ich umiejętne ustalanie każdego dnia, pora nieco pomóc naszej przeciążonej głowie w ogarnianiu całego tego dobrodziejstwa, które mamy do zrobienia. To może być dla niektórych zaskakujące, jednak w pracy z kalendarzem niezwykle pomocne są kolorowe zakreślacze czy pisaki, a więc kolorowanie w kalendarzu.
Kolorowanie i oznaczanie kategorii w kalendarzu to technika, która na pierwszy rzut oka może wydawać się dziecinna – kojarzy się z zeszytem szkolnym, zabawą, a nie z poważnym zarządzaniem czasem. A jednak właśnie ten „szkolny” element sprawia, że metoda działa tak dobrze. Nasz mózg uwielbia porządek wizualny. Reaguje szybciej na bodźce kolorystyczne niż na tekst, dlatego kolorowe oznaczenia w kalendarzu stają się narzędziem wspierającym koncentrację, priorytety i codzienne decyzje.
Dlaczego to działa
Według psychologii kolory pomagają w szybszym rozpoznawaniu kategorii. Można wykorzystać te naturalne tendencje mózgu dla priorytetyzowania kolorami – a także znakami – oznaczeń w kalendarzu:
🟥 czerwony (w zakreślaczach pomarańczowy 🟧) lub wykrzyknik ❗️: pilne,
🟨 żółty lub gwiazdka ⭐️: ważne,
🟦 niebieski lub strzałka w bok ➡️: „na później”,
🟩 zielony lub strzałka w dół ⬇️: do delegowania,
⚪️bez koloru i oznaczeń (ewentualnie pytajnik ❓): „nieważne, niepilne”.
Kiedy przypiszemy poszczególnym kategoriom stałe kolory lub znaki tworzymy własny język wizualny, którego nasz mózg szybko się nauczy. Z czasem wystarczy jedno spojrzenie na kalendarz, aby wiedzieć, jak wygląda struktura dnia. Nie trzeba czytać każdego wpisu, żeby wiedzieć, od czego zacząć. Kolor działa jak kod: informuje, porządkuje, podpowiada. Znaki są nieco trudniejsze w odkodowaniu „na pierwszy rzut oka”, choć wykrzyknik, gwiazdka i strzałki są równie sugestywne. A są świetne rozwiązaniem, kiedy kolorowanie zadań w kalendarzu po prostu nam się nie podoba.
Kolorujemy z umiarem
Kluczowe jest to, aby kolorów nie nadużywać. Im bardziej skomplikujemy system, tym mniej będzie on nam służył. Jeśli każda drobnostka ma własny kolor, zaczynamy tracić czas na zastanawianie się, jak oznaczyć zadanie, zamiast po prostu działać. Dlatego dobry system kolorów w kalendarzu powinien być prosty, intuicyjny i niezmienny. Zrozumiały przede wszystkim dla nas – użytkownika kalendarza. Dzięki temu staje się nawykiem, a nie dodatkowym obowiązkiem.
Kategoryzowanie ułatwia kolorowanie etapami, np. w trakcie tygodniowego przeglądu kalendarza, co z kolei ułatwia blokowanie zadań w czasie. Wtedy, zamiast nadawać kolor każdemu pojedynczemu wpisowi „w biegu”, patrzymy na cały tydzień z pewnej perspektywy i dopiero wtedy kodujemy go kolorami. Rezultat jest natychmiastowy: zaczynamy widzieć bloki zadań, proporcje między kategoriami, nawet, jeśli jest wpisane w kalendarzu w różnych miejscach danego dnia czy tygodnia. Łatwo identyfikować obszary przeciążenia i miejsca, w których można odzyskać czas. Kolory ujawniają prawdę o tym, jak naprawdę wygląda nasz tydzień czy miesiąc. Od razu widać bowiem proporcje: ile czasu przeznaczamy na spotkania, ile na deep work, a ile na wszystkie „proste” i pozornie „mało ważne” zadania, bez których reszta nie miałaby sensu… Te „małe rzeczy” często są niezbędne, ale jeśli nagle zajmują pół tygodnia – kolory pokażą to bezlitośnie.
Chodź, pomaluj swój świat
Oprócz oznakowania zadań kolorami w ogarnianiu kalendarza pomaga też zakreślanie zakreślaczem w wybranym kolorze zadań wykonanych. Jedno spojrzenie (np. przed lunchem), i widać, czy jesteśmy o czasie, czy w niedoczasie… A jak uruchamia się ośrodek nagrody, kiedy prawie wszystko lub wszystko jest zakolorowane! Sukces i poczucie sprawczości widoczne jak na dłoni może dać nam motywację do dalszych działań. Może też oznaczać: dzisiaj mam już wolne! Same przyjemności.
To trochę jak oglądanie mapy własnego czasu. Taki sposób pracy szczególnie dobrze sprawdza się w kalendarzach z układem tygodniowym, gdzie cały tydzień jest widoczny na jednej rozkładówce.
Kolorowanie nie jest więc zabawą, lecz prostym sposobem, by przejąć kontrolę nad swoim czasem. To narzędzie, które łączy funkcjonalność z psychologią percepcji. Sprawia, że kalendarz przestaje być tylko listą zadań, a staje się przejrzystą mapą, na której łatwo zobaczyć priorytety, obciążenia, rytm pracy i to, co wymaga zmiany. Dzięki temu planowanie staje się bardziej świadome, a decyzje – szybsze i prostsze. Bo czasem jeden kolor mówi więcej niż całe zdanie.
P.S. Zadania w kalendarzu Google też można, a nawet warto, tworzyć w wybranych kolorach!
Jeśli chcesz poznać dobre praktyki planowania, zapraszamy do przeglądania tekstów z naszej Strefy Wiedzy. Może się zainspirujesz?
Natomiast jeśli potrzebujesz skonsultować wybór kalendarza, który chcesz podarować swoim kontrahentom – klientom, dostawcom, zaprzyjaźnionym firmom – kontakt znajdziesz tutaj; czekamy na Ciebie w dni robocze od 8:00 !
Powyższy artykuł jest objęty licencją Creative Common Attribution & Share Alike. Licencja, której używamy oznacza, że zezwalamy na wykorzystanie w dowolny sposób treści i zdjęć zawartych w utworze – pod warunkiem podania nazwy firmy Lucrum jako autora w postaci klikalnego linku kierującego do https://www.lucrum.pl lub źródła oryginalnego tekstu w postaci klikalnego linku. Wszystkie inne użycia online bez podania klikalnego linku są zabronione.
