Dobre praktyki planowania, czyli podpowiedzi, jak używać kalendarza do zarządzania sobą w czasie i planowania krótkoterminowego – TIP#9
Notowanie czasu trwania zadań
Jednym z najczęstszych powodów przeciążenia czy strasu w pracy nie jest wcale liczba zadań, lecz niedoszacowanie czasu, którego potrzebujemy na ich wykonanie. Wpisujemy zadania do kalendarza, ale rzadko zastanawiamy się, ile tak naprawdę zajmą nam czasu. Efekt? Przepełnione dni, zadania przesuwane w nieskończoność, poczucie presji oraz wrażenie, że „ciągle jestem do tyłu”. Dlatego warto wdrożyć nawyk, który znacząco poprawia jakość planowania: notowanie orientacyjnego czasu trwania przy każdym zadaniu, np. „raport (45 min)”, „oferta dla klienta (30 min)”, „planowanie tygodnia (20 min)”.
Dlaczego notowanie czasu jest skutecznym narzędziem?
Realistyczne planowanie dnia
Notowanie czasu trwania zadań to bardziej realistyczne planowanie dnia. Kiedy widzimy, że zadanie zajmie 45 minut, o wiele łatwiej jest zaplanować kolejną aktywność. Już nie zastanawiamy się: „Czy zdążę między spotkaniami?”, „Czy mogę tu coś jeszcze wcisnąć?”, „O której skończę, jeśli zacznę teraz?”. Notowanie czasu eliminuje zgadywanie i wprowadza przewidywalność, której często brakuje w codziennym planowaniu. Wymaga to oczywiście pewnego rozeznania i zwracania uwagi na czas trwania zadań. Jednak opłaca się włożyć minimum wysiłku, kiedy realizacja zadań zapisanych w kalendarzu przebiega bez opóźnień. Przyda się też znajomość własnej efektywności czy umiejętności skupienia się na wykonaniu zadania – żeby zmieścić się w czasie. To bardzo przydatna wiedza, nie tylko w planowaniu i priorytetyzowaniu zadań w kalendarzu, ale dla zarządzania sobą w czasie w ogóle.
Notowanie czasu trwania zadań to też mądrzejsze przesuwanie zadań. Każdy z nas czasem, robiąc przegląd kalendarza, musi przenieść zadanie na inny dzień – to naturalne. Gdy jednak zadania są oznaczone czasem trwania, decyzja jest szybka i precyzyjna, np. wiem, że 30-minutowe zadanie mogę przełożyć na kolejny poranek, natomiast zadanie 90-minutowe wymaga dłuższego bloku i trzeba znaleźć na nie przestrzeń. To minimalizuje ryzyko przeładowania kolejnych dni i kumulowania zadań „na jutro”. Pomoże też w decyzji o delegowaniu. Np. delegowanie kilku „drobnych” zadań, które notorycznie przesuwamy w kalendarzu, to realnie odzyskany czas, dzięki któremu mamy szansę wyrobić się z pozostałymi zadaniami.
Raportowanie, szacowanie, kosztorys
Określenie czasu zadań w kalendarzu to również realne wsparcie przy zadaniach powtarzalnych. Przy cyklicznych aktywnościach ta technika jest wręcz bezcenna. Jeśli za każdym razem po wykonaniu zadania korygujemy realny czas jego trwania, szybko tworzymy bazę danych dla siebie: np. ile realnie trwa przygotowanie raportu tygodniowego, ile zajmuje przygotowanie scenariusza spotkania, jak długo zwykle trwają spotkania różnego rodzaju etc. Taka wiedza pozwala planować z chirurgiczną precyzją – i to bez żadnych rozbudowanych narzędzi.
Notowanie czasu pracy z całą pewnością pomaga raportować czas pracy czy czas realizacji projektów. Jeśli pracujemy projektowo albo wystawiamy klientom faktury za czas pracy, notowanie czasu trwania zadań jest… gotowym systemem raportowania. Nie trzeba uruchamiać dodatkowych aplikacji. Wystarczy rzut oka na kalendarz. Pomaga też wyceniać czy planować kolejne projekty czy weryfikować stawki.
Last but not least: notowanie czasu to lepsza kontrola obciążenia pracą. Po kilku tygodniach robienia notatek wyraźnie widać, które dni są przepełnione, kiedy wpadają „pożary” czy jak zmienia się rytm pracy w cyklach operacyjnych czy projektowych.
Dlaczego warto korzystać z kalendarza dziennego przy notowaniu czasu pracy?
W projektowym trybie pracy przydatne jest rozpisywanie poszczególnych etapów albo nawet poszczególnych zadań; przydaje się to też do śledzenia postępów. Im więcej notujemy – tym więcej potrzebujemy przestrzeni. Jeśli przy każdym zadaniu wpisujemy czas trwania, robimy krótkie adnotacje po realnym wykonaniu lub dopisujemy dodatkowe uwagi projektowe, szybko okaże się, że układ tygodniowy jest po prostu za mały. Dlatego dla osób planujących zadania z czasem ich trwania szczególnie rekomendujemy kalendarz dzienny 2026, gdzie każdy dzień ma osobną stronę. To pozwala:
– swobodnie zmieścić wszystkie notatki,
– prowadzić mini-raporty czasu pracy,
– zostawiać miejsce na korekty,
– od razu widzieć strukturę dnia.
Najczęściej wybieranym formatem przy tej technice jest A5 (tzw. zeszytowy) – poręczny, praktyczny, mieszczący się w torbie, a jednocześnie zapewniający wystarczająco dużo miejsca na wpisy. Dlaczego właśnie ten format jest tak popularny? To temat na osobny artykuł…
Jak zacząć notować czas?
- Przy każdym zadaniu dopisuj orientacyjny czas – nawet jeśli to tylko 10 min.
- Po wykonaniu zadania wpisz faktyczny czas, jeśli się różnił.
- Raz w tygodniu przejrzyj te dane i sprawdź, jak wpływają na Twoje planowanie.
- Z czasem zauważysz, że Twoje prognozy są coraz trafniejsze, a dni – lepiej ułożone.
Jeśli chcesz poznać dobre praktyki planowania, zapraszamy do przeglądania tekstów z naszej Strefy Wiedzy. Może się zainspirujesz?
Natomiast jeśli potrzebujesz skonsultować wybór kalendarza, który chcesz podarować swoim kontrahentom – klientom, dostawcom, zaprzyjaźnionym firmom – kontakt znajdziesz tutaj; czekamy na Ciebie w dni robocze od 8:00 !
Powyższy artykuł jest objęty licencją Creative Common Attribution & Share Alike. Licencja, której używamy oznacza, że zezwalamy na wykorzystanie w dowolny sposób treści i zdjęć zawartych w utworze – pod warunkiem podania nazwy firmy Lucrum jako autora w postaci klikalnego linku kierującego do https://www.lucrum.pl lub źródła oryginalnego tekstu w postaci klikalnego linku. Wszystkie inne użycia online bez podania klikalnego linku są zabronione.
