Jednym z najczęstszych powodów przeciążenia czy strasu w pracy nie jest wcale liczba zadań, lecz niedoszacowanie czasu, którego potrzebujemy na ich wykonanie. Wpisujemy zadania do kalendarza, ale rzadko zastanawiamy się, ile tak naprawdę zajmą nam czasu. Efekt? Przepełnione dni, zadania przesuwane w nieskończoność, poczucie presji oraz wrażenie, że „ciągle jestem do tyłu”.
Krótko i treściwie: Zakreślanie wykonanych zadań.
Wielu z nas myśli o zakreślaczach jako o narzędziu do nauki – kolorowe linie pod ważnymi definicjami czy formułami to przecież klasyka. Tymczasem ta sama zasada świetnie działa w codziennym zarządzaniu zadaniami. Zakreślanie wykonanych zadań w kalendarzu to jedna z najprostszych, a jednocześnie najbardziej skutecznych technik, które wspierają produktywność, wzmacnia koncentrację, motywację i porządek w głowie. Prosta czynność, dosłownie sekunda, a efekt psychologiczny – ogromny.
Krótko i treściwie: Kolorowanie kategorii.
Kolorowanie i oznaczanie kategorii w kalendarzu to technika, która może nie kojarzyć się z poważnym zarządzaniem czasem. A jednak! Nasz mózg uwielbia porządek wizualny. Reaguje szybciej na bodźce kolorystyczne niż na tekst, dlatego kolorowe oznaczenia w kalendarzu stają się narzędziem wspierającym koncentrację, priorytety i codzienne decyzje. Dobry system kolorów w kalendarzu powinien być prosty, intuicyjny i niezmienny
Krótko i treściwie: Zasada 3 zadań.
Zapisując zadanie w kalendarzu warto „usiąść” spokojnie, wziąć kilka oddechów i zadać sobie pytanie: czy to faktycznie jest ważne? Czy to naprawdę musi być wykonane w tym dniu? Planując 3 kluczowe zadania na dany dzień wybieramy te, które mają największy wpływ na nasze cele, rezultaty lub spokój psychiczny. Świadomie decydujemy, co jest naprawdę ważne.
Krótko i treściwie: priorytety.
Ustalanie priorytetów to podobno klucz do skutecznego planowania i tym samym skutecznego działania. Jak ustalać priorytety? Jak ustalać, co jest ważne, co mniej ważne, a co nieważne? Mogłoby się wydawać, że pilne, które potrafi spędzać sen z powiek, jest najważniejsze, a wcale tak nie jest. Chyba że prokrastynowaliśmy ważne, bo ważne i pilne wymaga działania natychmiast!
Krótko i treściwie: blokowanie czasu / zadań.
Wpisując w kalendarz kolejne zadania dobrym pomysłem jest spinanie ich w czasie w bloki, zamiast wykonywania pojedynczych zadań. Najlepiej działa blokowanie czasu pracy tematycznie – np. telefonów, ofert etc, a przede wszystkim pracy koncepcyjnej. To technika, która pozwala minimalizować rozproszenie, dzięki czemu jesteśmy bardziej efektywni, skracamy czas pracy, mamy więcej czasu na "niepracowanie"...
Krótko i treściwie: regularny przegląd kalendarza
Czy przegląd kalendarza wystarczy zrobić rano, rozpoczynając pracę? Już wiemy, czy jesteśmy o czasie, czy w niedoczasie, co ma spory wpływ na możliwości zrealizowania planu, szczególnie kiedy grafik mamy napięty. A może jednak zerknięcie na plan zadań wcześniej może dać lepszy wgląd w to, jak zacząć dzień, żeby jednak być o czasie? Warto robić regularny przegląd kalendarza? Warto!
Zmiana czasu na zimowy
Kiedy zmiana czasu na zimowy 2025? To pytanie wraca każdej jesieni. Czasem o tym pamiętamy, czasem ktoś nam przypomni, a czasem czujemy się zaskoczeni, kiedy na wyświetlaczu telefonu widzimy, że mamy jeszcze godzinę, bo na tradycyjnym budziku nie przestawiliśmy czasu przed pójściem spać, i wstaliśmy godzinę za wcześnie, choć tym razem mogliśmy sobie poleżeć dłużej… A czasem taka godzina może nas ucieszyć, bo skoro już wstaliśmy, mamy więcej czasu tego dnia!
Krótko i treściwie: zasada 60 %
Czasem można zwiększonym nakładem czasowym „dać radę” i dociągnąć odhaczanie zadań zapisanych w kalendarzu do końca. To jednak na dłuższą metę się nie opłaca. Brak czasu na odpoczynek, a jednocześnie stres wynikający z bycia ciągle zarobionym „po kokardy” nie służy. Ani zdrowiu fizycznemu, ani psychicznemu, ani zaangażowaniu w pracę, ani życiu towarzyskiemu czy rodzinnemu…
Krótko i treściwie: planowanie tygodniowe
Podobno nikt nie lubi poniedziałków. Jednak życie pokazuje, że wejście w nowy tydzień może być lekkie i pełne radosnego oczekiwania. Wystarczy, że planowanie w kalendarzu robisz stosując jeden mały trick.