Dobre praktyki planowania, czyli podpowiedzi, jak używać kalendarza do zarządzania sobą w czasie i planowania krótkoterminowego – TIP#5
Ustalanie priorytetów
Priorytety, a właściwie ustalanie priorytetów, to od pewnego czasu bardzo fancy temat. To – podobno – klucz do skutecznego planowania i tym samym skutecznego działania. Jako wzór ustalania priorytetów uznawana jest pewna postać historyczna, która zasłużyła się swojej ojczyźnie w szerokim zakresie.
Jak ustalać priorytety ?
Najprostszym sposobem na ustalenie priorytetów w kalendarzu jest tzw. macierz Eisenhowera. Dwight Eisenhower był prezydentem Stanów Zjednoczonych Ameryki w połowie XX wieku. Jest oceniany jako jedna z najbardziej produktywnych osób na świecie. Dlaczego? W zasadzie to bardzo proste: rozróżnianie spraw ważnych od pilnych.
To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.
– Dwight Eisenhower
Ważne sprawy mają duże znaczenie. Kiedy nie jest łatwo wybrać, co ważne, a co ważniejsze, warto ocenić sporne kwestie pod względem znaczenia długoterminowego. Wypełniając kalendarz – czyli plan dnia – działaniami o fundamentalnym znaczeniu dla naszego życia, zwiększamy swoje szanse na sukces. Sukces w tym, co ma dla nas fundamentalne znaczenie.
Pilne wymaga natychmiastowego działania. Termin jest krótki, a może nawet na cito? Pilne może powstawać na wielu płaszczyznach i z różnych przyczyn, jednak nie ma to większego znaczenia. Chyba że pilne jest też ważne.
Na czym polega macierz Eisenhowera?
W macierzy Eisenhowera dzielimy zadania wg. czterech kategorii:
🔴 ważne i pilne – wymagają działania jak najszybciej
🟠 ważne, ale niepilne – można zaplanować je na inny, jednak najlepiej konkretny, nieodległy termin
🟢 pilne, ale mało ważne – warto rozważyć ich delegowanie, a na pewno upraszczanie (np. przez blokowanie zadań)
⚪ mało ważne i mało pilne – do odłożenia na „luźniejszy” czas, do delegowania lub do wyrzucenia z kalendarza.
Jak ustalać priorytety w kalendarzu?
W planowaniu dnia, tygodnia, miesiąca, a nawet projektu, który trwa znacznie dłużej, ważne jest wpisywanie do kalendarza zadań od razu je priorytetyzując w harmonogramie dnia. Oczywiście, jeśli to możliwe. Kiedy zapisujemy zadania w dłuższej perspektywie czasu, i nie potrafimy ocenić, czy tego dnia to akurat zadanie będzie priorytetem – wtedy ustalamy hierarchię ważności np. w trakcie przeglądu kalendarza, który warto robić regularnie (dlaczego? warto zajrzeć tutaj). Oznaczenia kolorami (jak wyżej przy opisie macierzy Eisenhowera czy różnymi kolorami zakreślaczy) będą bardzo pomocne, od razu rzucając się w oczy.
Dla realizacji spraw priorytetowych znaczenie ma również zaplanowana na wykonanie konkretnych zadań pora dnia. Na rano najlepiej jest zapisywać jedno kluczowe zadanie. Jeśli tych „ważnych” jest tego dnia więcej, warto zaplanować je jako jeden – nienaruszalny – blok czasowy. Warto jednak każdego dnia wybrać maksymalnie trzy najważniejsze zadania, które MUSZĄ się wydarzyć. Wiedząc, że „must have” jest ogarnięty, możemy sobie spokojnie wpadać w bieżączkę, lub po prostu odpocząć po produktywnym dniu.
Jaki kalendarz wybrać?
To od ilości zadań czy zdarzeń, które chcemy wpisać do kalendarza, zależy wybór odpowiedniego narzędzia. Kalendarz z układem tygodniowym sprawdzi się przy mniejszej szczegółowości planów i pozwala szybko zorientować się w priorytetach na cały tydzień. Za to rozpisywanie agendy spotkań czy wydarzeń lub podsumowywanie na koniec dnia, stanowczo wymaga całej strony w kalendarzu ze stroną na każdy dzień.
Jeśli chcesz poznać dobre praktyki planowania, zapraszamy do przeglądania tekstów z naszej Strefy Wiedzy. Może się zainspirujesz?
Natomiast jeśli potrzebujesz skonsultować wybór kalendarza, który chcesz podarować swoim kontrahentom – klientom, dostawcom, zaprzyjaźnionym firmom – kontakt znajdziesz tutaj; czekamy na Ciebie w dni robocze od 8:00 !
Powyższy artykuł jest objęty licencją Creative Common Attribution & Share Alike. Licencja, której używamy oznacza, że zezwalamy na wykorzystanie w dowolny sposób treści i zdjęć zawartych w utworze – pod warunkiem podania nazwy firmy Lucrum jako autora w postaci klikalnego linku kierującego do https://www.lucrum.pl lub źródła oryginalnego tekstu w postaci klikalnego linku. Wszystkie inne użycia online bez podania klikalnego linku są zabronione.
