Dobre praktyki planowania, czyli podpowiedzi, jak używać kalendarza do zarządzania sobą w czasie i planowania krótkoterminowego – TIP#6
Zasada 3 zadań
W kalendarzu planujemy maksymalnie 3 zadania dziennie, które są dla nas priorytetowe. Nie chodzi o to, że robimy tylko trzy rzeczy. Świadomie decydujemy, co jest naprawdę ważne. Zasada polega więc na tym, że na każdy dzień wybieramy trzy kluczowe zadania, które mają największy wpływ na nasze cele, rezultaty lub spokój psychiczny.
Zapisując zadanie w kalendarzu warto więc „usiąść” spokojnie, wziąć kilka oddechów i zadać sobie pytanie: czy to faktycznie jest ważne? Czy to naprawdę musi być wykonane w tym dniu, czy można to zaplanować innego dnia? A może wcale nie jest to priorytetem? Może można to delegować, a może nawet sobie to odpuścić? Może zrobić tego więcej naraz innego dnia? Szybka analiza priorytetów przydaje się na każdym etapie planowania: dnia, tygodnia, roku, życia…
Dlaczego zasada 3 zadań działa?
Zasada Pareto mówi, że 20 % zadań daje 80 % efektów. Zasada 3 zadań pozwoli skupić się na tych właściwych, z potencjałem największego korzystnego dla nas efektu. Poza tym ludzki mózg ma ograniczoną pojemność decyzyjną. Statystycznie (podobno) podejmujemy między 3 a 35 tys. decyzji każdego dnia! Ich jakość spada w miarę upływu dnia, kiedy nasze dzienne zasoby powoli się wykorzystują. Wybranie 3 zadań jako priorytetów może chronić nas przed paraliżem decyzyjnym czy podejmowaniem decyzji niekorzystnych. Na dodatek zrobienie tego, co zaplanowaliśmy ważnego, wzmacnia w nas poczucie sukcesu. To z kolei zwiększa motywację do kolejnych działań i z całą pewnością zmniejsza stres. Już te argumenty wystarczają, żeby rozważyć zasadę 3 zadań, prawda?
Jak stosować zasadę 3 zadań?
Najlepiej jest oznaczać zadania jako potencjalne priorytety wpisując je do kalendarza. Top 3 to te, które muszą się wydarzyć. To zadania, które popychają prace do przodu, które mają duży wpływ strategiczny, organizacyjny czy finansowy, których wykonanie zmniejszy stres (przestaną „wisieć nad głową”). Priorytet średni to te, na które wystarczy energii lub czasu tego dnia. Priorytet niski mają zadania, które można przesuwać lub delegować, jeśli nie znajdziemy na nie przestrzeni.
Doświadczenie życiowe uczy, że z czasem pewne rzeczy wydają się mniej ważne. Może warto skorygować priorytety w trakcie tygodniowego przeglądu? Może wystarczy zrobić to dzień wcześniej? Świeże spojrzenie może zaoszczędzić nam czasu i starania. Są rzeczy, o których naprawdę nie wolno zapomnieć, takie, o których nie powinno się zapomnieć, oraz cała reszta, którą można żonglować, przepisując w kalendarzu na inny termin.
Kiedy to nie działa?
Zasada 3 zadań słabo sprawdzi się u osób, których praca polega na dużej liczbie powtarzalnych lub drobnych, licznych zadań – jak obsługa klienta, recepcja, produkcja, logistyka etc. W takich przypadkach lepiej działa „blokowanie czasu” niż zasada 3 zadań.
W pewnym sensie upraszczanie kalendarza może stać się upraszczaniem życia. A do tych priorytetów, które są naprawdę ważne, może wystarczy kalendarzyk kieszonkowy w formacie A6, z tygodniową rozkładówką? Rozmiar kalendarza ma znaczenie, dobrze jest wybrać najbardziej pasujący do nas i naszych potrzeb w zakresie planowania.
Kilka dających do myślenia statystyk od GPT:
Przeładowane listy zadań nie działają. 41% ludzi codziennie nie kończy listy zadań, 26% osób ma na liście zadania przeterminowane o ponad tydzień.
Mniej zadań = większa realizacja. Badania Draugiem Group (mierzone aplikacją DeskTime) wykazały, że najbardziej produktywne osoby: pracują w krótszych blokach, mają mniej kontekstów w ciągu dnia, zamykają mniej zadań, ale bardziej wartościowych.
Nadmierne planowanie obniża efektywność. Zespół Stanforda: po 2 godzinach intensywnej pracy jakość decyzji spada o 50%, a liczba błędów rośnie o 30%.
Nasza percepcja czasu jest błędna. Ludzie średnio o 30–40% zaniżają czas, jakiego potrzeba na zadania (tzw. planning fallacy).
Trzy zadania dziennie daje efekt roczny. 3 ważne zadania dziennie × 5 dni w tygodniu x 40 tygodni (odejmujemy urlopy, okresy świąteczne, długoweekendowe itp.) = 600 zrealizowanych priorytetów rocznie. Jeśli każde z nich ma wpływ na nasze życie czy nasz biznes – to BARDZO, BARDZO DUŻO.
Jeśli chcesz poznać dobre praktyki planowania, zapraszamy do przeglądania tekstów z naszej Strefy Wiedzy. Może się zainspirujesz?
Natomiast jeśli potrzebujesz skonsultować wybór kalendarza, który chcesz podarować swoim kontrahentom – klientom, dostawcom, zaprzyjaźnionym firmom – kontakt znajdziesz tutaj; czekamy na Ciebie w dni robocze od 8:00 !
Powyższy artykuł jest objęty licencją Creative Common Attribution & Share Alike. Licencja, której używamy oznacza, że zezwalamy na wykorzystanie w dowolny sposób treści i zdjęć zawartych w utworze – pod warunkiem podania nazwy firmy Lucrum jako autora w postaci klikalnego linku kierującego do https://www.lucrum.pl lub źródła oryginalnego tekstu w postaci klikalnego linku. Wszystkie inne użycia online bez podania klikalnego linku są zabronione.
